Trazabilidad y cumplimiento
Quién hizo qué y cuándo
El registro que convierte un archivo en una prueba, y cómo se le enseña a un tercero.
La diferencia entre una carpeta compartida y esta plataforma no está en dónde se guardan los archivos: está en que aquí queda constancia de cada paso. Quién pidió qué, cuándo se avisó, cuándo se abrió el enlace, quién subió el documento, quién corrigió un dato y quién lo confirmó.
Qué queda registrado
- Los envíos: a quién, por qué canal, a qué hora, y si rebotaron.
- Las aperturas: cuándo se abrió cada enlace, que es lo que distingue «no llegó» de «no lo miró».
- Las entregas: qué documento, quién lo subió y desde dónde.
- Las lecturas automáticas y las correcciones manuales, con quién confirmó cada dato.
- Las firmas: quién, cuándo, con qué nivel y si validó el código.
- Los cambios de configuración de la organización.
Por qué no se puede editar
Es el mismo razonamiento que en SmartCheck. Un registro que su dueño puede modificar no sirve para demostrar nada ante un tercero, porque la otra parte siempre podrá decir que se cambió después. La inmutabilidad es lo que le da valor.
Cómo se lo enseñas a alguien de fuera
| Necesitas | Usas |
|---|---|
| Que un auditor compruebe un documento concreto | El enlace de la evidencia o la verificación pública |
| Aportar una firma en un procedimiento | El PDF firmado y su cadena de evidencias |
| Entregar todo un periodo | El dossier exportado de la carpeta |
| Justificar una actuación interna | El registro de auditoría de la organización |
Ten en cuenta
Lo que hace fuerte a una prueba es que la pueda comprobar alguien que no se fía de ti. Por eso la verificación pública no exige cuenta ni permiso tuyo.
Cuánto tiempo se conserva
Depende de la política de retención de tu organización, que se configura según lo que exija tu sector. Si necesitas conservar algo más allá de ese plazo por tu cuenta, descárgalo: un PDF firmado es autosuficiente y se valida sin depender de la plataforma.
Preguntas frecuentes
›¿Puedo ver quién ha descargado un documento?
Los accesos quedan registrados junto con el resto de la trazabilidad de tu organización.
›¿Y si alguien de mi equipo se va?
Su acceso se retira, pero lo que hizo permanece con su nombre. Si desapareciera, el histórico dejaría de ser trazable.
›¿Sirve como prueba en un procedimiento?
Lo que se aporta es el documento firmado con su cadena de evidencias y su sello de tiempo, que un tercero puede verificar por su cuenta.
›¿Se puede exportar el registro?
Sí. Es lo que se entrega en una auditoría, en vez de ir enseñando pantallas.
Un caso real
La situación
Un cliente afirma que nunca se le pidió un documento que falta en su expediente.
Qué haces
- Abre el expediente y muestra la fecha del envío y el canal
- Enseña que el enlace se abrió dos días después
- Comprueba que no hubo entrega y que se le recordó dos veces
Qué consigues
La conversación deja de ser sobre quién recuerda qué, porque los hechos están fechados.
La situación
Alguien afirma que revisó algo y no consta.
Qué haces
- Consulta el registro de esa acción
Qué consigues
Lo hecho tiene autor y hora.
La situación
Un dato aparece cambiado y nadie sabe quién lo tocó.
Qué haces
- Consulta el histórico del propio dato
Qué consigues
El cambio tiene fecha y responsable.
La situación
Se quiere saber quién dio acceso a un tercero.
Qué haces
- Busca la acción en el registro
Qué consigues
La concesión deja de ser anónima.
La situación
Dos personas dan versiones distintas de lo ocurrido.
Qué haces
- Consulta la secuencia registrada
Qué consigues
La discusión se cierra mirando.
La situación
Un auditor pide evidencia de un control.
Qué haces
- Enseña el registro de operaciones reales
Qué consigues
El control pasa de afirmación a evidencia.
Este artículo responde a
- quién hizo qué y cuándo en la plataforma
- registro de auditoría
- cómo demuestro lo que pasó con un documento
- verificación pública de un documento
- cuánto tiempo se conservan los documentos