Trackline
Ver qué expedientes están parados
La vista que conviene mirar una vez por semana, y qué hacer con lo que sale.
Tener veinte expedientes abiertos no dice nada: puede ser una semana normal. Lo que sí dice algo es cuántos llevan más de dos semanas esperando a la misma persona.
Los tres estados que importan
| Lo que ves | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| No se ha abierto el enlace | O no llegó, o está en no deseados | Comprobar el contacto y reenviar por otro canal |
| Abierto y sin entregar | No entendió, o no lo tiene a mano | Un mensaje propio suele desatascarlo |
| Entregado a medias | Falta parte de lo obligatorio | Recordatorio solo de lo que queda |
Ten en cuenta
Media hora los lunes filtrando por antigüedad evita casi todos los expedientes que acaban muertos: lo que lleva un mes parado casi nunca arranca solo.
›¿Puedo ver solo los míos?
Sí, filtrando por responsable.
›¿Se puede exportar la lista?
Sí, con sus fechas, que es lo que sirve para una reunión.
›¿Y los que no se van a cerrar nunca?
Conviene cancelarlos en vez de dejarlos abiertos: un listado lleno de expedientes muertos deja de mirarse.
Un caso real
La situación
Una responsable revisa los lunes y ve cuatro expedientes con más de tres semanas.
Qué haces
- Dos no habían abierto el aviso: corrige el correo y reenvía por WhatsApp
- Uno lo abrió y no entendió: le escribe dos líneas
- El cuarto lo cancela porque ese proveedor ya no trabaja con ellos
Qué consigues
Tres se cierran esa semana y el listado vuelve a ser mirable.
La situación
Se revisan los veinte expedientes uno por uno cada lunes.
Qué haces
- Filtra por los que llevan tiempo sin movimiento
Qué consigues
La revisión pasa de media hora a dos minutos.
La situación
Un expediente lleva un mes parado y nadie lo había visto.
Qué haces
- Revisa la vista de parados una vez por semana
Qué consigues
El atasco se detecta en días y no en meses.
La situación
Sale una lista larga y no se sabe por dónde empezar.
Qué haces
- Ordena por el tiempo que llevan parados
Qué consigues
Se ataca primero lo que más tiempo lleva.
La situación
Los expedientes parados esperan a alguien de dentro.
Qué haces
- Separa lo que espera dentro de lo que espera fuera
Qué consigues
Cada lista tiene una acción distinta.
La situación
Se cierra la revisión sin actuar sobre nada.
Qué haces
- Decide para cada uno: insistir, cambiar de canal o cerrar
Qué consigues
La revisión semanal produce decisiones.
Este artículo responde a
- ver el estado de mis procesos
- qué expedientes llevan más tiempo abiertos
- filtrar procesos incompletos
- quién no ha entregado todavía