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Un expediente con muchos participantes
Cuando en un mismo proceso intervienen ocho empresas y nadie sabe a quién le toca.
Un expediente sencillo tiene dos lados: vosotros y alguien. Los que dan problemas tienen ocho: el proveedor, su subcontrata, el técnico que certifica, el cliente que aprueba, la aseguradora. Y el atasco casi nunca es de documentos: es de saber a quién le toca ahora.
Los tres papeles que conviene distinguir
| Papel | Qué hace | Qué necesita ver |
|---|---|---|
| Quien aporta | Sube lo suyo | Solo lo que se le pide |
| Quien revisa o aprueba | Da el visto bueno | Lo aportado y el criterio |
| Quien solo mira | Sigue el estado | El avance, no los ficheros |
Importante
Mezclar el primero y el tercero es el error habitual: se da acceso de aportante a quien solo quería estar informado, y aparecen documentos subidos por quien no tenía que subirlos, en el sitio equivocado.
Cómo se evita el atasco
- 1
Que cada cosa pedida tenga un único responsable
Si dos personas pueden aportarlo, ninguna lo aporta.
- 2
Que las fases marquen el orden real
Si el técnico no puede certificar hasta que el proveedor suba, que el sistema lo refleje.
- 3
Que la insistencia vaya a quien toca
Recordar a todos cuando falta uno es la forma más rápida de que dejen de leer los avisos.
- 4
Y que se vea de un vistazo quién bloquea
Es la única pregunta que se hace todo el mundo en un expediente así.
Ojo con esto
Cuidado con las cadenas largas. Cuando el que tiene que aportar depende a su vez de otro que no está en el expediente (la subcontrata de la subcontrata), el proceso se para en un punto que no veis. Si eso pasa dos veces, ese tercero tiene que entrar como participante.
Cuando alguien cambia a mitad
Ten en cuenta
Cada participante externo entra por su enlace y ve solo lo suyo, sin cuenta en vuestra organización. Eso es lo que permite tener ocho intervinientes sin ocho usuarios que administrar.
›¿Pueden verse entre ellos?
Solo si lo decidís. Por defecto cada uno ve lo suyo.
›¿Y si dos aportan el mismo documento?
Se queda uno y se aclara quién lo mantiene; conviene evitarlo asignando responsable único.
›¿Se puede aprobar por partes?
Sí, y en expedientes largos es lo que evita que todo espere a lo último.
Un caso real
La situación
Un expediente de puesta en marcha involucra a seis empresas y lleva parado tres semanas.
Qué haces
- Asigna responsable único a cada documento pedido
- Ordena las fases según la dependencia real
Qué consigues
Se ve que el bloqueo era un certificado que dependía de un tercero no invitado, y se resuelve en dos días.
La situación
Ocho empresas participan y nadie sabe a quién le toca.
Qué haces
- Asigna cada documento a su participante
Qué consigues
Cada uno ve solo lo suyo.
La situación
Un participante ve documentos de otra empresa.
Qué haces
- Revisa qué alcance tiene cada enlace
Qué consigues
La confidencialidad no depende de que nadie mire.
La situación
Se reclama a todos cuando falta uno.
Qué haces
- Reclama solo a quien tiene pendiente
Qué consigues
Los que cumplieron no reciben recordatorios.
La situación
Dos participantes suben el mismo documento.
Qué haces
- Deja claro quién aporta qué
Qué consigues
Se evita el trabajo duplicado.
La situación
Se quiere saber quién va retrasado.
Qué haces
- Consulta el avance por participante
Qué consigues
La conversación se tiene con quien corresponde.
Este artículo responde a
- proceso con varios proveedores a la vez
- quién tiene que aportar qué en un expediente
- expediente con muchos intervinientes
- coordinar varias empresas en un proceso