Casos de uso por rol
Administración: aprobaciones y archivo sin correos perdidos
Aprobaciones con traza, archivo que se encuentra y licencias que no caducan a escondidas.
Administración es el departamento que más papel mueve y el que menos suele aparecer en un proyecto de digitalización. El resultado es conocido: aprobaciones por correo que nadie encuentra, facturas archivadas por quien las recibió y licencias que caducan sin que salte nada.
Aprobaciones que se encuentran
Aprobar un gasto por correo funciona hasta que hay que demostrar quién lo aprobó. Como solicitud de validación queda con nombre, fecha y el documento al que se refería, y se busca en un sitio en vez de en el buzón de tres personas.
Archivo que sirve al año siguiente
El criterio de archivo tiene que ser el que usarás para buscar, no el que te resultó cómodo al guardar. Por proveedor y por ejercicio funciona casi siempre; por quién lo recibió, nunca — porque esa persona puede no estar cuando haga falta.
Ten en cuenta
Si la lectura automática extrae número de factura, fecha e importe, el archivo deja de depender de cómo se llamó el fichero. Se busca por el dato, no por el nombre.
Licencias y permisos
Es lo que más silenciosamente caduca: una licencia de actividad, un permiso, un seguro de la flota. Nadie los mira porque no forman parte del día a día, y por eso conviene que el aviso llegue solo con margen para renovarlos.
Preguntas frecuentes
›¿Puedo montar una aprobación en dos niveles?
Sí, como dos fases: la segunda no se abre hasta que la primera aprueba.
›¿Sirve para el archivo fiscal obligatorio?
Para tenerlo ordenado y fechado, sí. Los plazos de conservación se configuran en la política de retención.
›¿Se integra con el programa de contabilidad?
Hay API: se puede empujar el documento y sus datos, o recibir un aviso cuando algo queda aprobado.
›¿Y si aprueba alguien que estaba de vacaciones?
Se puede reasignar la validación a otra persona, y queda registrado que se reasignó y quién lo hizo.
Un caso real
La situación
Una revisión contable pide justificar quién autorizó doce gastos del ejercicio anterior.
Qué haces
- Filtra las validaciones de ese periodo
- Exporta el listado con nombre, fecha y documento asociado
Qué consigues
Doce justificantes con nombre y fecha, en vez de buscar en el correo de alguien que ya no está.
La situación
Las aprobaciones se piden por correo y se pierden.
Qué haces
- Lanza la aprobación con su estado
Qué consigues
Se ve quién falta sin preguntar.
La situación
El archivo vive en carpetas de red que nadie ordena.
Qué haces
- Centraliza en expedientes
Qué consigues
Se encuentra sin recorrer la estructura.
La situación
Una aprobación se da de palabra.
Qué haces
- Registra quién aprobó y cuándo
Qué consigues
La aprobación tiene nombre y fecha.
La situación
Se aprueba dos veces lo mismo por si acaso.
Qué haces
- Consulta el estado antes de reenviar
Qué consigues
Nadie recibe lo mismo dos veces.
La situación
Un auditor pide justificar una aprobación antigua.
Qué haces
- Consulta el registro de esa aprobación
Qué consigues
Se contesta con el rastro.
Este artículo responde a
- archivar facturas y documentación contable
- aprobaciones internas de gastos con traza
- controlar licencias y permisos de la empresa
- flujos de aprobación sin correos perdidos
- digitalizar la administración de una pyme