Casos de uso por sector
Administración de fincas y comunidades
Muchas comunidades, muchos proveedores y propietarios que piden ver cosas.
Un administrador de fincas lleva decenas de comunidades a la vez, cada una con sus proveedores, sus actas, sus revisiones obligatorias y sus propietarios preguntando. Es el mismo trabajo repetido muchas veces, con la particularidad de que cada comunidad es un cliente distinto y no puede ver lo de las demás.
Lo que se acumula por comunidad
| Bloque | Qué incluye | Quién lo pide |
|---|---|---|
| Actas y acuerdos | Juntas, votaciones, derramas aprobadas | Propietarios, y a veces un juzgado |
| Proveedores | Mantenimiento, limpieza, ascensores, seguros | La propia comunidad y las aseguradoras |
| Revisiones obligatorias | Ascensores, extinción, legionela, ITE | Inspección y compañía de seguros |
| Incidencias | Averías, siniestros, obras | Propietarios y peritos |
Importante
El tercer bloque es el que genera responsabilidad para el administrador. Una revisión obligatoria vencida en una comunidad que gestionáis es un problema vuestro además de suyo, y el aviso con margen es la única forma realista de controlarlo en veinte comunidades a la vez.
Lo que resuelve más
- 1
Un expediente por comunidad, separado de verdad
Cada una es un cliente: lo de una no se ve desde otra.
- 2
Vencimientos por comunidad con responsable
Ascensores, seguros, revisiones. Es donde está el riesgo.
- 3
Documentación de proveedores pedida y renovada sola
Seguros y certificados, una vez al año y con insistencia automática.
- 4
Y lo que el propietario puede consultar, accesible
Reduce llamadas y correos más que cualquier otra cosa.
Ojo con esto
Cuidado con las actas: son el documento que más se pide años después y el que peor se conserva, porque circula en papel y por correo. Un acta firmada y guardada en el expediente de la comunidad se encuentra en segundos; buscarla en un archivo de hace seis años, no.
Cuando cambia el administrador
Ese último punto es también un argumento comercial: llegar a una comunidad nueva y encontrar un archivo ordenado que se puede exportar dice mucho del anterior, para bien o para mal.
Ten en cuenta
El patrón es idéntico al de una consultora que lleva cumplimiento de varios clientes: muchos expedientes iguales, separados, con calendario propio y con parte visible para el cliente.
›¿Pueden los propietarios ver todo?
Lo que decida la comunidad; lo habitual es lo suyo y lo común, no los datos de terceros.
›¿Y las derramas y los pagos?
Esos van en vuestro sistema de gestión; aquí vive la documentación y su prueba.
›¿Sirve para una sola comunidad grande?
Sí, aunque el mayor ahorro aparece cuando son muchas.
Un caso real
La situación
Un administrador gestiona veintidós comunidades y controla las revisiones en una hoja.
Qué haces
- Monta expediente por comunidad con vencimientos y responsable
- Pide la documentación de proveedores una vez al año, con renovación automática
Qué consigues
Deja de descubrir revisiones vencidas cuando llega la inspección o el siniestro.
La situación
Un administrador de fincas lleva cuarenta comunidades y un propietario pide ver el contrato del ascensor de la suya.
Qué haces
- Organiza un expediente por comunidad
- Da acceso de lectura a lo que corresponde a cada una
- Registra qué se compartió y con quién
Qué consigues
El propietario ve lo suyo sin que nadie pare a buscarlo y sin acceder a otras comunidades.
La situación
Un proveedor trabaja en varias comunidades y su documentación se pide cuatro veces.
Qué haces
- Mantén su expediente una vez y asócialo a cada comunidad
Qué consigues
El proveedor entrega una vez y sirve para todas.
La situación
Un seguro caduca en una comunidad y nadie lo nota.
Qué haces
- Registra vencimientos por comunidad
Qué consigues
El aviso llega antes de la junta.
La situación
Se convoca una junta y falta documentación.
Qué haces
- Consulta qué falta con antelación
Qué consigues
La junta se celebra con todo encima de la mesa.
La situación
Un propietario pide justificar un gasto de hace dos años.
Qué haces
- Consulta el expediente de esa comunidad
Qué consigues
Se contesta sin buscar en archivadores.
La situación
Cambia el presidente y se pierde el contexto.
Qué haces
- Mantén el expediente al margen de las personas
Qué consigues
El relevo no reinicia el trabajo.
La situación
Se comparte con un propietario información de otra comunidad.
Qué haces
- Comprueba el alcance antes de compartir
Qué consigues
No se cruza información.
Este artículo responde a
- documentación de una comunidad de propietarios
- administrador de fincas papeleo
- actas y acuerdos de comunidad
- proveedores de una comunidad seguros