Construcción
Mantenimiento de edificios
Muchos proveedores pequeños entrando en un sitio con gente dentro, todo el año.
El mantenimiento tiene la obra al revés: en vez de mucha gente en un sitio durante meses, es poca gente de muchas empresas entrando y saliendo todo el año, en un edificio donde además hay personas trabajando o viviendo.
Lo que lo hace distinto
| Qué se controla | Con qué frecuencia | Quién comprueba |
|---|---|---|
| Documentación de cada empresa | Al alta y renovación anual | Quien contrata |
| Formación de cada técnico que entra | Por persona, y caduca | Quien abre la puerta |
| Revisiones obligatorias del edificio | Según su calendario propio | El responsable del inmueble |
| Partes de cada intervención | En cada visita | Quien recibe el trabajo |
Importante
La segunda fila es la que falla y la que más consecuencias tiene: quien abre la puerta a un técnico rara vez es quien contrató a su empresa, y no tiene forma de saber si esa persona concreta puede hacer ese trabajo. Que se pueda comprobar desde el móvil en la entrada es lo que lo resuelve.
Las revisiones del edificio
Ascensores, contra incendios, instalaciones térmicas, legionela según el caso: cada una con su periodicidad y su empresa. Es el conjunto que más se dispersa, porque cada revisión la lleva un proveedor distinto y el calendario vive en la cabeza de una persona.
Ojo con esto
Si gestionáis edificios de terceros, la documentación de las revisiones es lo primero que os van a pedir cuando haya un incidente, y también lo primero que os pedirá su aseguradora.
Ten en cuenta
Un expediente por edificio con sus proveedores y sus revisiones dentro convierte la pregunta «¿está todo al día en este inmueble?» en una respuesta, en vez de en una tarde de llamadas.
›¿Y los avisos urgentes fuera de horario?
El parte se firma igual desde el móvil; la documentación de la empresa ya estaba comprobada.
›¿Sirve para varios edificios?
Un expediente por inmueble, y los proveedores se comparten.
›¿Puedo dar acceso a la propiedad?
Sí, de consulta y acotado a su edificio.
Un caso real
La situación
Una gestora de inmuebles no sabe si el técnico que entra hoy tiene la formación en vigor.
Qué haces
- Un expediente por edificio, con técnicos como participantes
- Comprobación desde el móvil en la entrada
Qué consigues
Quien abre la puerta decide con el dato delante en vez de con la confianza en la empresa contratada.
La situación
Se hereda un edificio sin inventario de instalaciones.
Qué haces
- Levanta el inventario en las primeras semanas
Qué consigues
El mantenimiento se planifica sobre datos.
La situación
Las revisiones por calendario llegan todas juntas.
Qué haces
- Avisa de cada vencimiento con antelación
Qué consigues
El calendario se reparte.
La situación
Se repara un equipo que estaba en garantía.
Qué haces
- Registra qué garantías siguen vivas
Qué consigues
El coste evitable se evita.
La situación
El histórico vive en partes de trabajo en papel.
Qué haces
- Guarda cada intervención en el expediente del edificio
Qué consigues
El conocimiento deja de ser personal.
La situación
Acaba el contrato y hay que entregar años de trabajo.
Qué haces
- Conserva el histórico completo y exportable
Qué consigues
El traspaso se hace en horas.
Este artículo responde a
- documentación de proveedores de mantenimiento
- control de acceso de empresas a un edificio
- mantenimiento preventivo registros
- facility management documentación