Trabajar con otros
Cuando el tercero es una persona y no una empresa
Un empleado, un inquilino, un paciente o un cliente particular no se comportan como un proveedor, y conviene no tratarlos igual.
Casi todo lo que funciona con proveedores se puede aplicar a personas, pero hay cuatro diferencias que cambian el resultado. Ignorarlas explica la mayoría de los casos en los que un proceso que iba muy bien con empresas se atasca al aplicarlo a particulares.
Las cuatro diferencias
| Con una empresa | Con una persona |
|---|---|
| Hay alguien cuyo trabajo es contestaros | Contestaros no es el trabajo de nadie |
| El correo se lee en horario laboral | El móvil se mira a cualquier hora, el correo casi nunca |
| Sabe qué documentos son y dónde están | Puede no saber qué le estáis pidiendo exactamente |
| Los datos son de la empresa | Los datos son suyos, y eso cambia vuestras obligaciones |
Importante
La cuarta es la que más consecuencias tiene y la que menos se piensa. Cuando el tercero es una persona, lo que os aporta son **sus** datos personales: hay que pedir solo lo necesario, decir para qué, y no conservarlo más allá de lo que haga falta. Pedir de más «por si acaso» con una empresa es incómodo; con una persona es una decisión de la que respondéis.
Lo que cambia en la práctica
- 1
El canal
Un mensaje al móvil funciona muchísimo mejor que el correo, y a menudo es el único que se lee.
- 2
El lenguaje
Nombres de documentos que entienda: «el DNI por las dos caras», no «documentación identificativa».
- 3
La expectativa de esfuerzo
Si hay que registrarse o instalar algo, la mitad abandona. Por su enlace, sin cuenta, no.
- 4
Y el tono de la insistencia
Dos recordatorios espaciados, no cinco: con particulares, insistir de más quema la relación en vez de acelerarla.
Ojo con esto
El error más frecuente es reusar la plantilla de proveedores cambiando cuatro palabras. Un texto que a una gestoría le parece normal —«se requiere aportar la documentación preceptiva en el plazo indicado»— a un particular le suena a burocracia o directamente a fraude, y no contesta. Y cuando no contesta, la conclusión suele ser que «no colabora», cuando el problema era el mensaje.
Lo que sí conviene mantener igual
Esa última protege a las dos partes: en una relación con un particular, la prueba de qué aceptó y cuándo es tan útil para él como para vosotros.
Ten en cuenta
Si vais a manejar documentación de muchas personas —plantilla, inquilinos, pacientes, alumnos—, decidid antes qué se conserva y durante cuánto. Es la parte que no se puede arreglar después y la que más pesa si alguien ejerce sus derechos.
›¿Puedo mandarle un recordatorio por WhatsApp?
Si tenéis una base para usar ese canal con esa persona, sí, y suele funcionar mucho mejor.
›¿Y si me manda la foto por mensajería?
Subidla al expediente: lo que no puede quedarse es solo en el móvil de alguien.
›¿Hace falta que cree una cuenta?
No, y es justo lo que hay que evitar: entra por su enlace y aporta o firma.
Un caso real
La situación
Una inmobiliaria usa con inquilinos la misma plantilla que con proveedores y no contesta nadie.
Qué haces
- Reescribe la petición con nombres de documentos que se entienden
- Manda por móvil y deja dos recordatorios espaciados
Qué consigues
La documentación de los inquilinos entra en días en lugar de semanas, sin llamar a nadie.
La situación
Se pide documentación a un autónomo con el mismo tono y volumen que a una empresa de cien personas.
Qué haces
- Pide lo mínimo que resuelva el requisito
- Explica en una línea para qué hace falta cada cosa
- Dale un sitio donde subirlo sin registrarse
Qué consigues
El autónomo entrega el mismo día en lugar de dejarlo por no saber por dónde empezar.
La situación
Se le manda un portal con registro y no entra.
Qué haces
- Manda el enlace directo sin cuenta
Qué consigues
Entrega sin fricción.
La situación
Se le piden nueve documentos de golpe.
Qué haces
- Pide dos y añade el resto después
Qué consigues
El primer intento se completa.
La situación
Se le escribe con jerga de empresa grande.
Qué haces
- Escribe como se le hablaría por teléfono
Qué consigues
El mensaje se entiende sin llamar.
La situación
Los recordatorios llegan a diario y se siente perseguido.
Qué haces
- Espacia la cadencia
Qué consigues
La relación no se resiente.
La situación
Manda una foto del documento desde el móvil.
Qué haces
- Acepta la foto si se lee y regístrala
Qué consigues
La entrega cuenta y el expediente avanza.
La situación
Se le pide un documento que en su caso no existe.
Qué haces
- Comprueba qué aplica a un autónomo antes de pedir
Qué consigues
No se persigue lo imposible.
Este artículo responde a
- pedir documentación a un particular
- firmar con clientes personas físicas
- el trabajador no firma lo que le mando
- documentación de inquilinos o pacientes