Contactos y canales
Escribir a alguien que no os conoce
El primer mensaje a un tercero decide si responde o si lo toma por fraude.
Cuando pedís algo a alguien que nunca ha oído hablar de vosotros —el gestor de un proveedor, el técnico de un cliente, un particular—, el mensaje compite con un instinto razonable: que un correo con un enlace que pide documentación tiene toda la pinta de ser un fraude.
Lo que hace que respondan
| Elemento | Por qué | Dónde ponerlo |
|---|---|---|
| Quién sois, con nombre reconocible | «Code Contract» no les dice nada; vuestra empresa sí | En el asunto y la primera línea |
| Por qué les escribís | El contrato, el pedido, la obra concreta | Segunda línea, con la referencia |
| Qué necesitáis exactamente | Una lista corta, no «la documentación» | Visible sin abrir nada |
| Y para cuándo | Sin fecha no hay urgencia | Al final, con el motivo |
Importante
El primer elemento es el que decide. Un mensaje que llega en nombre de una plataforma desconocida se borra; el mismo mensaje en nombre de la empresa con la que trabajan se abre. Poner vuestra marca en lo que reciben no es estética: es tasa de respuesta.
Lo que hace que NO respondan
Ojo con esto
Si además les pedís que se registren, que creen una contraseña o que instalen algo, la mitad no lo hará. Para aportar documentación no hace falta cuenta: entran por su enlace, suben lo suyo y se acabó. Si vuestro mensaje sugiere lo contrario, lo estáis complicando sin motivo.
Cuando aun así no responden
- 1
Comprobad el estado antes de insistir
Rebotado, no abierto o abierto por otra persona son tres problemas distintos.
- 2
Cambiad de canal antes que de tono
Un mensaje al móvil que diga «te he escrito por correo» desbloquea muchas situaciones.
- 3
Llamad una vez, y anotad lo que os digan
Una llamada de treinta segundos resuelve lo que cinco correos no.
- 4
Y si el problema es que no saben qué mandar, enseñádselo
Un ejemplo de lo que buscáis vale más que una descripción.
Ten en cuenta
A quien recibe la petición no le cuesta nada aportar ni firmar: no necesita cuenta, ni licencia, ni saldo. Todo el consumo corre por vuestra cuenta, y conviene decirlo cuando alguien pregunta si le va a costar algo.
›¿Puedo mandarlo con nuestro dominio?
Sí, y mejora bastante la confianza y la entregabilidad.
›¿Y si me dicen que parece phishing?
Buena señal: es gente atenta. Confirmadlo por otra vía y seguid.
›¿Conviene mandar recordatorios?
Sí, espaciados. La mayoría responde al segundo, no al primero.
Un caso real
La situación
Una empresa manda peticiones de documentación y solo responde un tercio.
Qué haces
- Pone su marca y la referencia del pedido en el mensaje
- Añade la lista concreta y una fecha
Qué consigues
La tasa de respuesta al primer envío sube y los recordatorios dejan de ser el trabajo principal.
La situación
Se escribe a alguien que no os conoce y no contesta.
Qué haces
- Explica quién sois y por qué escribís
Qué consigues
El correo se abre en lugar de descartarse.
La situación
El correo parece automático y va a no deseados.
Qué haces
- Personaliza el asunto y el remitente
Qué consigues
El aviso llega a la bandeja principal.
La situación
El destinatario duda de si el enlace es legítimo.
Qué haces
- Avisa antes por otra vía
Qué consigues
El enlace se abre con confianza.
La situación
Se pide mucho en el primer contacto.
Qué haces
- Pide poco y explica el resto después
Qué consigues
El primer intento se completa.
La situación
No se dice qué pasa después de responder.
Qué haces
- Explica el paso siguiente en el propio aviso
Qué consigues
El destinatario sabe a qué atenerse.
Este artículo responde a
- primer mensaje a un proveedor nuevo
- el destinatario cree que es phishing
- cómo pedir documentación a alguien de fuera
- que se fíen de un enlace que mandamos