Consigne
Preparar bien un documento para firma
Dónde va cada firma, qué rellena cada uno y por qué revisarlo antes ahorra anular después.
Casi todos los envíos que hay que anular no fallan al firmar: fallan al prepararse. Cinco minutos de revisión antes evitan la conversación incómoda de después.
Los cuatro tipos de hueco
| Hueco | Quién lo rellena | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Firma | El firmante | Siempre, uno por persona |
| Fecha | El sistema | Nunca a mano: una fecha escrita por el firmante no prueba cuándo firmó |
| Dato del firmante | El firmante | DNI, cargo, número de cuenta que tú no tienes |
| Dato tuyo | Tú, al preparar | Importe, referencia, lo que ya sabes |
La revisión de cinco minutos
- 1
Comprueba que hay tantas firmas como firmantes, y que cada una está en su sitio.
- 2
Lee el documento entero una vez, no en diagonal. Los errores de importe se ven aquí.
- 3
Mira la versión previa tal y como la verá el firmante.
- 4
Si son más de veinte envíos, manda uno a ti mismo primero.
Importante
Un documento con el importe mal firmado por doscientas personas no se arregla anulando: hay que volver a mandarlo y explicar por qué. Los cinco minutos de antes valen más que cualquier función de después.
Ojo con esto
No pongas huecos que el firmante no pueda rellenar. Pedirle un dato que no tiene a mano es la forma más segura de que deje el documento a medias.
›¿Puedo mover un hueco después de enviar?
Si nadie ha firmado, sí, reenviándolo. Después, no.
›¿Se puede firmar en más de una página?
Sí, tantas veces como pongas huecos de firma.
›¿Y si el documento tiene anexos?
Se firma el conjunto; los anexos van dentro del mismo documento.
Un caso real
La situación
Una empresa va a mandar 180 anexos con el importe personalizado.
Qué haces
- Se lo manda primero a sí misma
- Comprueba que el importe sale bien y la firma está donde toca
- Lanza los 180
Qué consigues
No hay que anular ninguno, frente a la vez anterior en que se anularon 180 por un campo mal puesto.
La situación
Se manda sin colocar los campos de firma.
Qué haces
- Los coloca antes de enviar
Qué consigues
El firmante sabe dónde firmar sin preguntar.
La situación
Dos firmantes firman en el mismo sitio.
Qué haces
- Asigna un campo a cada uno
Qué consigues
Cada firma queda identificada.
La situación
Hace falta que el firmante rellene un dato.
Qué haces
- Añade el campo correspondiente
Qué consigues
El dato llega con la firma y no en un correo aparte.
La situación
El documento tiene una errata que se ve al firmar.
Qué haces
- Lo revisa entero antes de enviar
Qué consigues
Se evita anular y volver a mandar.
La situación
El PDF tiene páginas en blanco al final.
Qué haces
- Limpia el documento antes de enviarlo
Qué consigues
El firmante no duda de si falta algo.
Este artículo responde a
- poner el campo de firma en el pdf
- que el firmante rellene un dato
- preparar un contrato para firmar
- campos de firma y fecha