Contactos y canales
Cuando alguien pide que dejéis de escribirle
Distinguir lo que se puede dejar de mandar de lo que hay que seguir comunicando, y por qué canal.
Antes o después alguien contesta a un recordatorio con un «dejad de escribirme». Puede ser un particular molesto, un proveedor saturado o alguien que ya no lleva ese asunto. La reacción correcta no es la misma en los tres casos, y confundirlos genera o un problema de relación o un incumplimiento.
Las tres peticiones que parecen la misma
| Lo que dice | Lo que suele querer | Qué hacer |
|---|---|---|
| «No me escribáis más» | Dejar de recibir insistencia sobre algo que no es suyo | Averiguar quién lo lleva y mover la petición |
| «Escribidme por otro sitio» | Cambiar de canal, no dejar de recibir | Cambiar el canal y anotarlo |
| «No quiero que uséis mis datos» | Ejercer un derecho, y es otra cosa | Tratarlo como tal, no como una baja de avisos |
Importante
La primera es la más frecuente con diferencia y casi nunca significa lo que parece: **la persona no os está rechazando, os está diciendo que ese asunto no le corresponde**. Dejar de escribirle sin averiguar quién lo lleva no resuelve nada — el documento sigue sin llegar y ahora ya no sabéis a quién pedirlo.
Lo que sí hay que seguir comunicando
Ojo con esto
Hay comunicaciones que no son insistencia comercial sino parte de una relación: un preaviso contractual, un aviso de caducidad que afecta a su acceso, una notificación que el contrato obliga a hacer por escrito. **Esas siguen siendo necesarias aunque la persona prefiera no recibirlas**, y lo que cambia es el canal y el tono, no si se mandan. Si alguien pide no recibir nada y hay algo que sí debe comunicarse, decidlo expresamente: «esto te lo seguiré mandando porque el contrato lo exige».
Cómo se gestiona sin que se pierda
- 1
Anotadlo en su ficha, no en vuestra cabeza
Si no consta, el siguiente compañero volverá a escribirle igual dentro de un mes.
- 2
Cambiad el canal antes que dejar de comunicar
Mucha gente que no quiere correos sí contesta un mensaje al móvil.
- 3
Y buscad al sustituto en la misma conversación
«Sin problema, ¿quién lo lleva ahora?» resuelve el 80 % de los casos en un mensaje.
Si es un particular y se trata de sus datos
Lo importante es no mezclar las dos cosas: apagarle los recordatorios y dar por atendida una petición sobre sus datos es lo que convierte un asunto sencillo en una queja formal.
Ten en cuenta
Que alguien deje de recibir vuestros avisos no cambia lo que le habéis pedido ni los plazos: la petición sigue abierta y sigue contando. Lo que cambia es cómo se le persigue, no si se le persigue.
›¿Puedo desactivar los avisos solo para un contacto?
Sí, y conviene dejar anotado por qué y desde cuándo.
›¿Y si es el único contacto que tengo en esa empresa?
Entonces el problema no es el canal: pedid el contacto correcto antes de dejar de escribir.
›¿Cuenta como acción cambiar de canal?
El mensaje que mandéis por el nuevo canal cuenta como cualquier envío; cambiar la preferencia, no.
Un caso real
La situación
Un administrativo de un proveedor responde «no me escribáis más» a un recordatorio.
Qué haces
- Le preguntan quién lleva ahora ese asunto en la misma respuesta
- Anotan el cambio en la ficha del proveedor
Qué consigues
La petición llega a la persona correcta y nadie vuelve a escribir a quien no le correspondía.
La situación
Alguien pide no recibir más y se le sigue escribiendo.
Qué haces
- Registra la petición y la respeta
Qué consigues
El aviso deja de salir.
La situación
La petición llega por teléfono y no consta.
Qué haces
- Registra la petición en la ficha
Qué consigues
La preferencia sobrevive a la conversación.
La situación
Se respeta en un canal y no en otro.
Qué haces
- Aplica la preferencia a todos los canales
Qué consigues
La petición se cumple de verdad.
La situación
Hace falta escribirle por algo obligatorio.
Qué haces
- Distingue lo operativo de lo prescindible
Qué consigues
Se manda solo lo que hay que mandar.
La situación
Otra persona de la empresa sí quiere recibir.
Qué haces
- Registra la preferencia por persona
Qué consigues
Cada uno recibe lo que ha pedido.
Este artículo responde a
- un contacto pide que no le escriba más
- dejar de mandar recordatorios a una persona
- me pide que le llame en vez de escribirle
- quitar a alguien de los avisos