Documentos e IA
Subir tu primer documento
Qué pasa cuando lo sueltas, y qué decidir después.
Subir es arrastrar el archivo. Lo interesante empieza después, porque lo que pasa a continuación decide si ese documento va a servir de algo o va a ser una copia más en un sitio nuevo.
Qué ocurre al soltarlo
- 1
Se guarda tal cual
Cifrado y sin tocarlo. El original no se modifica nunca: es lo que permite que sirva como prueba.
- 2
Se lee, si ese tipo lo tiene activado
Se extraen los datos que interesan: fechas, importes, identificadores.
- 3
Queda buscable por su contenido
No solo por el nombre del archivo, que es como casi nadie lo busca.
Lo que conviene decidir en ese momento
| Decisión | Por qué ahora |
|---|---|
| Si caduca, ponerle fecha | Es cuando lo tienes delante. Después nadie vuelve a mirarlo |
| Dónde va | Por cliente, obra o proyecto: por aquello sobre lo que preguntan |
| Quién debe verlo | Sobre todo si lleva datos personales |
Ten en cuenta
La fecha de caducidad es lo que convierte un archivo en algo que te avisa. Un documento sin ella es un papel guardado; con ella, es un aviso dentro de once meses.
Ojo con esto
Antes de subir algo con datos de otra persona —un DNI, una nómina, un informe médico— piensa si de verdad necesitas guardarlo. Lo que no está guardado no se puede perder.
›¿Hasta qué tamaño?
30 MB por archivo, que cubre prácticamente todo.
›¿Puedo subir varios a la vez?
Sí, arrastrando la selección o una carpeta entera.
›¿Se puede sustituir por una versión nueva?
Sí, y la anterior se conserva con su fecha.
Un caso real
La situación
Alguien sube los seguros de sus veinte proveedores sin poner fechas.
Qué haces
- Vuelve a hacerlo marcando la caducidad de cada uno
Qué consigues
Once meses después llegan veinte avisos solos, en vez de descubrirlo en una inspección.
La situación
Se sube el primer documento sin saber dónde va.
Qué haces
- Elige el expediente antes de subir
Qué consigues
El documento entra donde se va a buscar.
La situación
Se sube y no se sabe si se ha leído.
Qué haces
- Comprueba si aparecen datos extraídos
Qué consigues
Se sabe qué ha hecho el sistema.
La situación
Se prueba con un documento confidencial.
Qué haces
- Usa uno de prueba la primera vez
Qué consigues
El aprendizaje no compromete nada.
La situación
Se sube y se cierra antes de que termine.
Qué haces
- Espera a que aparezca en la lista
Qué consigues
La subida se confirma.
La situación
Se sube el peor escaneo que hay para probar.
Qué haces
- Es exactamente lo que conviene probar primero
Qué consigues
Se conoce el peor caso antes de decidir.
Este artículo responde a
- cómo subo un documento
- arrastrar archivos a la plataforma
- qué pasa cuando subo un pdf
- dónde se guardan mis documentos