Primeros pasos
Qué es Code Contract y para qué sirve
Tres módulos sobre una misma base: pedir documentos, firmarlos y certificarlos con valor probatorio.
Code Contract es una plataforma para gestionar los documentos que entran y salen de tu empresa cuando hay alguien más implicado: un proveedor que te tiene que mandar su certificado, un cliente que tiene que firmar un contrato, un inspector que dentro de dos años te pedirá que demuestres que tenías un papel en una fecha concreta.
El problema que resuelve
Casi todas las empresas hacen esto mismo con tres herramientas que no se hablan entre sí: el correo para pedir, un servicio de firma para firmar y una carpeta compartida para guardar. Funciona hasta que alguien pregunta «¿nos mandó el proveedor el certificado?» y hay que rebuscar en un buzón, o hasta que hay que demostrar ante un tercero que un documento existía en una fecha determinada y lo único que hay es un archivo con una fecha de modificación que cualquiera puede cambiar.
Code Contract junta las tres cosas en un sitio y, sobre todo, deja rastro de cada paso: quién pidió qué, cuándo se le avisó, cuándo respondió, qué entregó y qué se hizo con ello.
Los tres módulos
| Módulo | Qué hace | Un caso típico |
|---|---|---|
| Trackline | Pide documentos y datos a otras personas, les recuerda si no contestan, lee lo que llega y organiza el expediente por fases | Dar de alta a un proveedor pidiéndole seis documentos distintos |
| Consigne | Manda un documento a firmar, controla quién ha firmado y produce un PDF firmado con su prueba legal | Que un empleado nuevo firme el contrato antes de incorporarse |
| SmartCheck | Sella lo que le des con una fecha que se puede demostrar y que ya no se puede alterar | Guardar los registros de calidad para la auditoría del año que viene |
Cómo encaja cada pieza
La diferencia entre los tres está en quién actúa. En Trackline la pelota está en el tejado de otra persona: tú pides y esperas. En Consigne también sale hacia fuera, pero lo que esperas es una firma, no un archivo. En SmartCheck no interviene nadie más: subes algo tuyo y lo dejas sellado.
Ten en cuenta
Si tienes que elegir por dónde empezar, empieza por Trackline: es el que más trabajo manual quita desde el primer día, porque perseguir documentos es lo que más tiempo consume.
Qué necesitan las personas de fuera
Nada. Ni cuenta, ni contraseña, ni instalar nada. Cada persona recibe un enlace propio que abre en el móvil o en el ordenador, hace lo suyo —subir un archivo, rellenar unos datos, firmar— y ya está. Eso es deliberado: la mayoría de las veces la persona que te tiene que mandar un papel no va a crearse una cuenta en una herramienta que no conoce.
Preguntas frecuentes
›¿Tengo que usar los tres módulos?
No. Son independientes y se pueden contratar y usar por separado. Comparten la base de la plataforma, así que si más adelante añades otro, tus contactos, tus carpetas y tu equipo ya están.
›¿La persona a la que le pido un documento necesita cuenta?
No. Recibe un enlace propio por correo, SMS o WhatsApp y sube lo que le pides sin registrarse en ningún sitio.
›¿En qué se diferencia de una carpeta compartida?
Una carpeta guarda archivos. Code Contract además pide lo que falta, insiste si no llega, lee lo que llega y deja constancia de cada paso con fecha. Cuando alguien pregunta qué pasó, hay una respuesta registrada en vez de una reconstrucción a partir de correos.
›¿Qué pasa si dejo de usar la plataforma?
Los documentos firmados con Consigne son PDF normales, con su firma y su sello dentro: se validan en cualquier lector sin depender de nosotros. Y puedes exportar tus datos cuando quieras.
›¿En qué idiomas está?
El producto contempla español, inglés, francés y portugués. Los avisos que reciben tus contactos se envían en su idioma.
Un caso real
La situación
Un despacho contable da de alta a un cliente nuevo y necesita seis documentos suyos, que firme el encargo profesional y guardar todo por si Hacienda pregunta dentro de cuatro años.
Qué haces
- Trackline pide los seis documentos al cliente y le recuerda solo lo que falta
- Consigne le manda a firmar la hoja de encargo
- SmartCheck deja el expediente cerrado con fecha demostrable
Qué consigues
Un expediente completo, con la firma probada y una fecha que se puede demostrar ante un tercero sin depender de la palabra de nadie.
La situación
Una constructora tiene que probar ante su cliente que cada subcontrata estaba al día el día que entró en obra.
Qué haces
- Trackline pide a cada subcontrata su documentación y avisa de lo que caduca
- SmartCheck deja cada entrega sellada con su fecha
Qué consigues
Cuando el cliente pregunta por una fecha concreta, se contesta con lo que había ese día y no con lo que hay hoy.
La situación
Un despacho manda contratos a firmar por correo y nunca sabe quién ha firmado y quién no.
Qué haces
- Consigne manda cada contrato y muestra el estado de cada firmante
- Los recordatorios salen solos hasta que se firma
Qué consigues
Se ve de un vistazo qué falta, sin escribir a nadie para preguntar si lo ha recibido.
La situación
Una empresa recibe cien facturas al mes y alguien las teclea una a una en su sistema.
Qué haces
- Los datos se leen del documento y quedan asociados a él
- Lo que la IA no ve con seguridad se marca para revisar
Qué consigues
El tecleo se reduce a revisar, y cada dato queda unido al documento del que salió.
La situación
Un cliente pide una auditoría y hay que reunir dos años de expedientes repartidos en carpetas y correos.
Qué haces
- Todo lo pedido, firmado y sellado vive en el mismo sitio
- Se comparte solo lo que corresponde y queda rastro de quién lo vio
Qué consigues
La preparación pasa de semanas a una tarde y se entrega sin dar de más.
La situación
Una empresa quiere empezar por lo más urgente y no montar un proyecto de seis meses.
Qué haces
- Se usa un solo módulo para un solo proceso real
- Los otros dos se añaden cuando hagan falta
Qué consigues
Hay algo funcionando la primera semana en lugar de un plan sin estrenar.
Este artículo responde a
- qué es Code Contract
- para qué sirve Code Contract
- plataforma para pedir documentos a proveedores
- alternativa a pedir documentos por correo
- software de gestión documental con firma y trazabilidad