Tu espacio de trabajo
Cuando un contacto cambia de empresa
Editar la ficha parece lo natural, y es justo lo que borra la información que hacía falta después.
Pasa constantemente: la persona con la que lleváis tres años tratando se cambia de empresa, o cambia el dominio de correo, y alguien entra en su ficha y la actualiza. Parece lo obvio. El problema aparece meses después, cuando hay que saber a quién se le mandó algo y desde qué empresa contestó.
Qué se reescribe y qué no
| Elemento | Qué pasa al editar la ficha | Por qué |
|---|---|---|
| Correo al que se enviará a partir de ahora | Cambia | Es lo que queríais |
| Correos ya enviados | No cambian | Guardan la dirección de entonces: es la prueba de a quién se envió |
| Empresa que figura en la ficha | Se sobrescribe | La ficha refleja el ahora, no tiene historial |
| Expedientes donde intervino | Siguen apuntando a esa ficha | Y pasan a leerse con la empresa nueva |
Importante
La tercera fila es la trampa. **Un envío antiguo conserva la dirección real a la que se mandó, pero la ficha pasa a decir que esa persona siempre fue de la empresa nueva.** Si sacáis un listado por empresa, trabajo de hace dos años aparecerá atribuido a una compañía que entonces no tenía nada que ver. Lo que se envió está bien; lo que se cuenta sobre ello, no.
La regla, en una línea
Ojo con esto
El tercer caso es el más delicado y no es de organización, es de acceso: **un enlace enviado a una dirección sigue funcionando para quien lea ese buzón**. Si el correo del que se marchó lo hereda su sustituto, esa persona puede abrir cosas dirigidas a su predecesor. Cuando en un proveedor cambia el interlocutor, lo que está en curso se reenvía a la dirección nueva, no se da por bueno el reenvío interno.
Cómo dejarlo limpio sin perder el pasado
- 1
Ficha nueva con la empresa nueva
Y el correo actual, que es al que se escribirá a partir de ahora.
- 2
La antigua se conserva, marcada como inactiva
Sostiene todo lo que se hizo con ella y evita que alguien la reutilice.
- 3
Una nota que las enlace
Basta una línea en cada una: quien busque dentro de un año lo agradecerá.
- 4
Y lo que esté en curso, reapuntado a la ficha nueva
Lo cerrado se queda como estaba: refleja lo que pasó.
Ten en cuenta
Si la persona pide que dejéis de escribirle a su dirección anterior, eso se atiende igual que cualquier otra petición sobre sus datos, y es independiente de que conservéis el histórico de lo enviado.
›¿Borro la ficha antigua?
No: cuelga de ella todo lo que se hizo. Marcadla inactiva.
›¿Y si vuelve a la empresa anterior?
Se reactiva la ficha de entonces; para eso se conservó.
›¿Merece la pena para un contacto con dos envíos?
Editar y seguir. La regla es para quien tiene historia detrás.
Un caso real
La situación
El interlocutor de un proveedor se cambia de empresa y sigue tratando con vosotros.
Qué haces
- Crea una ficha nueva, marca la antigua inactiva y enlaza las dos con una nota
Qué consigues
El histórico sigue diciendo desde dónde contestó entonces, y los envíos nuevos van al sitio correcto.
La situación
Un contacto cambia de empresa y sigue en la ficha antigua.
Qué haces
- Actualiza el contacto en su nueva empresa
Qué consigues
Los avisos llegan a quien corresponde.
La situación
Se le sigue escribiendo a su correo anterior.
Qué haces
- Comprueba el rebote y actualiza
Qué consigues
Deja de haber avisos perdidos.
La situación
El histórico de lo que aportó se quiere mover con él.
Qué haces
- Conserva el histórico en la empresa donde ocurrió
Qué consigues
El registro sigue siendo cierto.
La situación
Nadie sabe quién le sustituye en la empresa antigua.
Qué haces
- Pide el contacto nuevo antes de reclamar
Qué consigues
La petición llega a alguien que puede actuar.
La situación
Se duplica el contacto en dos empresas.
Qué haces
- Mantiene una ficha por empresa
Qué consigues
Cada relación tiene su interlocutor.
Este artículo responde a
- un contacto ha cambiado de empresa qué hago
- cambiar el correo de un contacto
- el correo de un proveedor ya no existe
- duplicar o editar una ficha de contacto