Primeros pasos
Cómo se organiza todo: carpetas, proyectos, documentos y datos
Los cuatro niveles en que se organiza la información, iguales en los tres módulos.
Da igual en qué módulo estés: la información se organiza siempre en los mismos cuatro niveles. Aprenderlo una vez te sirve para los tres, y entenderlo bien desde el principio evita el lío más habitual, que es acabar con cuarenta carpetas sueltas sin saber qué hay dentro de cada una.
Carpeta: para ordenar
Funciona como una carpeta de tu ordenador. Puedes meter carpetas dentro de carpetas y montar la estructura que te convenga: por año, por cliente, por obra, por departamento. Es opcional: si no metes algo en ninguna carpeta, se queda en la raíz y sigue siendo perfectamente utilizable.
Ten en cuenta
Consejo de quien ya lo ha montado: no hagas más de dos o tres niveles de carpetas. A partir de ahí cuesta más encontrar las cosas navegando que buscándolas.
Proyecto: la unidad que de verdad importa
Un proyecto agrupa todo lo que tiene que ver con un mismo asunto: el alta de un proveedor concreto, un contrato de alquiler concreto, la auditoría de un trimestre concreto. No se anida —no hay proyectos dentro de proyectos— y pertenece a un módulo: un proyecto es de Trackline, de Consigne o de SmartCheck, no de los tres a la vez.
Es el nivel que importa porque es la unidad con la que trabaja la plataforma: lo que se comparte con un tercero es un proyecto, lo que se certifica es un proyecto y lo que se exporta es un proyecto. Todo documento pertenece a exactamente uno.
Documento o prueba: el archivo
Es el archivo en sí. Cambia de nombre según el módulo porque cambia su papel: en Trackline es lo que te entrega otra persona, en Consigne es lo que se firma y en SmartCheck es lo que certificas. Por debajo es lo mismo: un archivo con su fecha, su autor y su registro.
Datos: lo que hay dentro del documento
Son los campos concretos que interesan de ese documento: el número de factura, la fecha de vencimiento, el importe, el nombre de la empresa. Los rellena la lectura automática cuando el documento llega, y tú los revisas y confirmas. Son los que hacen que después puedas buscar «todas las facturas de más de 5.000 €» en vez de abrir los archivos uno a uno.
Preguntas frecuentes
›¿Puedo mover un documento de un proyecto a otro?
Sí, mientras el expediente esté abierto. Lo que no se puede es dejarlo sin proyecto: todo documento pertenece a uno.
›¿Puedo meter un proyecto dentro de otro proyecto?
No. Los proyectos no se anidan, a propósito. Si necesitas agrupar varios, usa una carpeta: es justo para lo que están.
›¿Un proyecto puede ser de dos módulos a la vez?
No. Cada proyecto pertenece a un módulo. Si un mismo asunto necesita pedir documentos y además firmarlos, tendrás un proyecto en Trackline y otro en Consigne, y los puedes tener en la misma carpeta.
›¿Qué pasa si no creo ninguna carpeta?
No pasa nada. Todo se queda en la raíz del módulo y funciona igual. Las carpetas son comodidad tuya, no un requisito.
Un caso real
La situación
Una inmobiliaria gestiona los alquileres de temporada de 2026.
Qué haces
- Crea la carpeta «Alquileres» y dentro «Verano 2026»
- Cada reserva es un proyecto: «Apartamento Centro — Familia Ruiz»
- Dentro del proyecto están el DNI, el contrato firmado y el justificante de la fianza
- De cada documento salen sus datos: fechas de entrada y salida, importe de la fianza
Qué consigues
Al reclamar la fianza, se comparte el proyecto entero de una vez, con sus documentos y sus datos, en vez de rebuscar tres archivos en el correo.
La situación
Una asesoría guarda todo por cliente y no encuentra los documentos de un ejercicio concreto.
Qué haces
- La carpeta es el cliente y el proyecto es el ejercicio
- Cada documento cuelga del ejercicio al que pertenece
Qué consigues
Se abre el ejercicio y está todo lo de ese año, sin filtrar por fechas de subida.
La situación
Una constructora mezcla en la misma carpeta tres obras distintas del mismo cliente.
Qué haces
- Cada obra es un proyecto con su nombre
- La carpeta agrupa al cliente, no al trabajo
Qué consigues
Se puede cerrar una obra sin tocar las otras dos.
La situación
Un equipo no sabe si un dato hay que buscarlo en el documento o en la ficha.
Qué haces
- Los datos se extraen del documento y quedan colgando de él
- El documento sigue siendo la fuente y el dato, su lectura
Qué consigues
Ante una duda siempre se puede ir al documento original desde el propio dato.
La situación
Una empresa quiere buscar por importe y no por nombre de fichero.
Qué haces
- Los datos extraídos se pueden consultar como campos
- El documento se localiza por lo que dice, no por cómo se llamó
Qué consigues
Encontrar deja de depender de que alguien nombrara bien el archivo.
La situación
Alguien crea una carpeta por cada documento y la estructura se vuelve inmanejable.
Qué haces
- La carpeta agrupa; el proyecto es la unidad de trabajo
- El documento vive dentro del proyecto, no de una carpeta propia
Qué consigues
La estructura deja de crecer con cada archivo que entra.
Este artículo responde a
- cómo organizo los documentos en Code Contract
- diferencia entre carpeta y proyecto
- dónde se guardan los documentos
- estructura de carpetas para gestión documental