Informes y calidad
El informe que se convierte en mensual
Lo pidió alguien una vez, gustó, y ahora se espera todos los meses. Lo que hay que fijar no es el resultado: es la definición.
Casi ningún informe recurrente nace como tal. Nace de una petición suelta —«pásame cuántos expedientes cerramos este mes»— que se resuelve en una tarde y con criterio propio. El problema empieza cuando esa cifra se repite: a partir de la segunda vez, ya no se compara con la realidad, se compara consigo misma.
Lo que hay que fijar antes de repetirlo
| Decisión | Por qué importa | Qué pasa si no se fija |
|---|---|---|
| Qué cuenta como «cerrado» | Es lo que más varía entre personas | Cada mes lo cuenta quien lo hace, a su manera |
| Qué periodo cubre exactamente | Mes natural, cuatro semanas, hasta el corte | Los meses no son comparables |
| Qué se excluye | Pruebas, internos, casos anulados | Un mes con pruebas parece un buen mes |
| De dónde sale cada cifra | Para poder rehacerlo igual | Nadie sabe reproducirlo cuando falta esa persona |
Importante
La consecuencia que nadie ve venir es la de la primera fila: **si la definición no está escrita, el informe la cambia sin avisar cada vez que lo hace otra persona**. Y como los números salen razonables, nadie sospecha; simplemente resulta que este mes «hemos mejorado». Un informe recurrente vale por su comparación, así que una definición que se mueve no es un detalle metodológico: convierte todo el histórico en algo que no significa nada.
Cómo se estabiliza en veinte minutos
- 1
Escribir la definición junto al informe, no aparte
Dos líneas: qué se cuenta, qué periodo y qué se excluye.
- 2
Rehacer el mes anterior con esa definición
Si no coincide con lo que se entregó, mejor saberlo ahora.
- 3
Dejar dicho de dónde sale cada cifra
Es lo que permite que lo haga otro en agosto.
- 4
Y solo entonces automatizar lo que se pueda
Automatizar una definición floja multiplica el problema.
Ojo con esto
Antes de darlo por bueno, merece la pena preguntar para qué se usa: **un informe que se pide todos los meses casi nunca se lee entero, y a veces solo se mira una cifra**. Si de las cinco páginas lo único que alguien mira es el número de arriba, sobra todo lo demás — y ese resto es justo lo que hace que el informe cueste una mañana. Preguntarlo una vez ahorra doce mañanas al año y suele revelar que hacen falta dos informes distintos, no uno grande.
Cuando la cifra empieza a moverse
Ten en cuenta
Si el informe sale de vuestra empresa —a un cliente, a un seguro, a una administración—, la definición pasa a ser parte del compromiso: cambiarla después obliga a explicarlo, así que conviene acordarla antes con quien lo recibe.
›¿Puedo cambiar la definición si estaba mal?
Sí, avisando y rehaciendo lo comparable. Callarlo es lo que no vale.
›¿Y si cada área lo cuenta distinto?
Entonces son informes distintos: mejor separarlos que promediarlos.
›¿Conviene automatizarlo desde el principio?
No: automatizad cuando la definición lleve dos o tres meses quieta.
Un caso real
La situación
Una empresa entrega cada mes un informe de expedientes cerrados y las cifras dejan de cuadrar.
Qué haces
- Escribe la definición junto al informe y rehace el mes anterior con ella
Qué consigues
Descubre que dos personas contaban «cerrado» de forma distinta y el histórico vuelve a comparar.
La situación
Un informe que se pidió una vez para una reunión se convierte en mensual sin que nadie lo decida.
Qué haces
- Comprueba quién lo lee y para qué decide
- Prográmalo si sirve, retíralo si no
- Guarda el formato como plantilla para no rehacerlo
Qué consigues
El informe mensual existe porque alguien lo usa, y cuesta diez minutos en lugar de una tarde.
La situación
El informe se manda a quince personas y lo abren dos.
Qué haces
- Pregunta quién lo quiere seguir recibiendo
Qué consigues
La lista de destinatarios refleja quién lo usa.
La situación
Cada mes se rehace desde cero.
Qué haces
- Guarda la vista y el formato
Qué consigues
El segundo mes cuesta una fracción.
La situación
El informe llega el día 20 y ya no sirve para decidir.
Qué haces
- Prográmalo para el primer día hábil
Qué consigues
El dato llega cuando aún se puede actuar.
La situación
El formato cambia cada mes y no se puede comparar.
Qué haces
- Mantén el mismo formato y el mismo criterio
Qué consigues
La serie sirve para ver la tendencia.
La situación
Nadie sabe de dónde salen los números.
Qué haces
- Conserva el desglose junto al informe
Qué consigues
Cualquier pregunta se contesta en minutos.
La situación
El informe crece hasta ocupar seis páginas.
Qué haces
- Deja los indicadores que cambian decisiones
Qué consigues
Se lee entero.
Este artículo responde a
- me piden el mismo informe todos los meses
- los números no coinciden con el mes pasado
- automatizar un informe recurrente
- definir bien un indicador