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Cambiar de asesoría y llevarse el archivo
El cambio se decide en una tarde y el traspaso dura meses. Lo que no pidáis antes de comunicarlo, cuesta el doble después.
La decisión de cambiar suele tomarse rápido y por motivos que no son documentales: precio, trato, un error que colmó el vaso. El traspaso, en cambio, es un trabajo lento y silencioso que empieza mal si se hace en el orden equivocado — **y el orden equivocado es comunicar primero y pedir después**.
El orden que funciona
- 1
Pedid una copia de lo que tengan de vosotros, antes de decir nada
Es una petición normal de un cliente activo, y se atiende como tal.
- 2
Comprobad qué falta comparando con vuestro índice
Si no tenéis índice, ese es el primer trabajo.
- 3
Y solo entonces comunicad el cambio
Con la copia ya en vuestra casa, el traspaso deja de ser una palanca.
- 4
Dejad el traspaso formal por escrito
Qué se entrega, en qué formato y cuándo.
Importante
**Pedir vuestra documentación mientras aún sois cliente no es una maniobra: es prudencia elemental, y todo el sector lo sabe.** Después del aviso, la misma petición pasa a competir con la agenda de alguien que acaba de perder un cliente. No es mala fe —es prioridad—, pero el resultado es el mismo: semanas de retraso justo cuando el asesor nuevo necesita todo para empezar.
Lo que hay que pedir, y no es «todo»
| Qué | Por qué importa |
|---|---|
| Lo presentado a vuestro nombre, por años | Es lo que os van a reclamar a vosotros |
| Los documentos originales que aportasteis | Son vuestros y a veces no hay copia |
| Los cálculos o criterios que aplicaron | Sin ellos, el asesor nuevo empieza de cero |
| **Y en qué formato os lo dan** | **Una caja de papel no es un traspaso** |
Ojo con esto
Lo que más veces se pierde en un cambio no son los documentos: **es el criterio**. Por qué se hizo algo de una manera concreta, qué se acordó en su día con la administración, qué particularidad tiene vuestro caso. Eso vive en la cabeza de quien os llevaba y no está en ninguna carpeta. Una reunión de una hora entre el asesor que sale y el que entra vale más que la mitad del archivo — y hay que pedirla mientras la relación todavía es cordial.
Ten en cuenta
Qué está obligado a entregar un profesional al cesar el encargo, en qué plazo y qué puede o no retener depende de la normativa profesional aplicable y de lo pactado. **Si el traspaso se complica, eso lo concreta vuestro asesor nuevo o vuestro colegio profesional**; aquí se explica el orden que evita llegar a ese punto.
›¿Pueden retenerme la documentación?
Depende de la normativa profesional y de lo pactado. Preguntadlo antes de que sea un problema.
›¿Qué formato pido?
Uno que se pueda usar. Una caja de papel sin índice es un traspaso a medias.
›¿Merece la pena una reunión de traspaso?
Es lo que más se pierde y lo más barato de conservar. Pedidla.
Un caso real
La situación
Se comunica el cambio y después se pide la documentación.
Qué haces
- Pide copia de todo mientras todavía es cliente activo
Qué consigues
La entrega llega en días en vez de competir con la agenda de quien ha perdido un cliente.
La situación
Llega una caja de papel sin índice y el asesor nuevo no sabe por dónde empezar.
Qué haces
- Pacta el formato del traspaso antes de que se ejecute
Qué consigues
El asesor nuevo puede trabajar desde el primer día.
La situación
Se pierde el criterio de por qué algo se hacía de una manera concreta.
Qué haces
- Pide una reunión de traspaso entre el asesor que sale y el que entra
Qué consigues
Lo que estaba en una cabeza pasa a estar en la empresa.
La situación
Faltan documentos originales que la empresa había aportado hace años.
Qué haces
- Compara lo recibido con un índice propio de lo entregado en su día
Qué consigues
Se detecta lo que falta cuando todavía se puede reclamar.
La situación
El traspaso se acuerda de palabra y nadie sabe qué quedaba pendiente.
Qué haces
- Deja por escrito qué se entrega, en qué formato y cuándo
Qué consigues
El traspaso se puede cerrar y dar por completo.
La situación
Aparece un requerimiento sobre un ejercicio de la etapa anterior.
Qué haces
- Conserva por años lo presentado a su nombre, no solo lo reciente
Qué consigues
La respuesta no depende de la asesoría con la que ya no se trabaja.
Este artículo responde a
- cambiar de gestoria como pido mi documentacion
- traspaso de documentacion entre asesorias
- mi antigua gestoria no me da los papeles
- que pedir antes de cambiar de asesor