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Vuestro asesor tiene los papeles y vosotros no
Delegar la gestión no delega la obligación: si os preguntan, os preguntan a vosotros, y la respuesta está en otra oficina.
Es la organización más común en una empresa pequeña: **la gestoría lo lleva todo**. Funciona perfectamente durante años, hasta el día que alguien pregunta por un documento un viernes por la tarde y la respuesta es «eso lo tiene la asesoría» — que es una frase que suena a excusa aunque sea cierta.
Lo que cambia y lo que no al delegar
| Qué mirar | Lo lleva el asesor | Sigue siendo vuestro |
|---|---|---|
| La gestión y los plazos | Sí | — |
| El conocimiento técnico | Sí | — |
| **La obligación** | **No** | **Sí, siempre** |
| Poder enseñarlo cuando lo piden | A veces | **Sí, y eso es lo que falla** |
Importante
**Podéis delegar quién lo hace; no podéis delegar quién responde.** Es la línea que casi nadie tiene clara hasta que la cruza. El asesor os representa y trabaja bien, pero el requerimiento llega a vuestro nombre, el plazo corre para vosotros, y si el asesor está de vacaciones el plazo sigue corriendo igual. Tener copia de lo que sale a vuestro nombre no es desconfiar de él: es que el destinatario de la pregunta sois vosotros.
Lo mínimo que conviene tener en vuestra casa
- 1
Copia de lo que se presenta a vuestro nombre
Cada presentación, cuando se hace, no cuando la pedís.
- 2
Los contratos y documentos que sostienen la actividad
Esos son vuestros de origen, no un producto de la gestión.
- 3
Un índice de qué está en la gestoría
Para poder decir dónde está aunque no lo tengáis delante.
- 4
Y saber a quién llamar allí, no solo el teléfono general
Un plazo corre igual en agosto.
Ojo con esto
El momento en que esto deja de ser teórico: **cuando cambiáis de asesor o el asesor cierra**. Ahí se descubre que años de documentación estaban solo en un sitio, que el traspaso depende de la buena voluntad de alguien con quien quizá acabáis mal, y que reconstruir lo que falta cuesta más que haberlo guardado. Es el mismo problema del cambio de sistema, y se previene igual: teniendo copia mientras todo va bien.
Ten en cuenta
Qué documentación debe conservar directamente la empresa, durante cuánto tiempo y qué responsabilidad subsiste al delegar la gestión depende de la materia y de la normativa aplicable. **Eso lo concreta vuestro asesor —preguntádselo, es una conversación de diez minutos—**; aquí se explica por qué conviene tener copia aunque la respuesta sea que él ya lo guarda.
›Si mi asesor lo tiene, ¿me vale?
Para trabajar sí; para responder en el momento, tened copia.
›¿Tengo que guardar lo mismo que él?
No todo: lo que sostiene vuestra actividad y lo que se presenta a vuestro nombre.
›¿Y si cambio de asesor?
Es cuando se nota. Por eso conviene la copia mientras todo va bien.
Un caso real
La situación
Llega un requerimiento un viernes y la gestoría cierra hasta el lunes.
Qué haces
- Guarda copia de lo que se presenta a su nombre, cuando se presenta
Qué consigues
La respuesta empieza el viernes y no el lunes.
La situación
Cambiáis de asesor y años de documentación están solo en su oficina.
Qué haces
- Conserva copia mientras la relación va bien
Qué consigues
El traspaso deja de depender de la buena voluntad de nadie.
La situación
Un cliente pide un contrato antiguo y nadie sabe si lo tiene la empresa o la gestoría.
Qué haces
- Mantiene un índice de qué está dónde
Qué consigues
Se puede decir dónde está aunque no se tenga delante.
La situación
En agosto corre un plazo y solo se tiene el teléfono general de la asesoría.
Qué haces
- Anota a quién llamar allí, con nombre y contacto directo
Qué consigues
El plazo se atiende aunque sea temporada de vacaciones.
La situación
La empresa asume que la gestoría guarda también sus contratos comerciales.
Qué haces
- Distingue lo que es suyo de origen de lo que produce la gestión
Qué consigues
Los documentos que sostienen la actividad están donde tienen que estar.
La situación
La gestoría cierra por jubilación y avisa con un mes.
Qué haces
- Pide y guarda copia periódica en vez de esperar al traspaso
Qué consigues
El cierre es un cambio de proveedor y no una pérdida de memoria.
Este artículo responde a
- mi gestoria tiene toda mi documentacion
- me piden papeles y los tiene el asesor
- que documentacion debo guardar yo mismo
- delegar la contabilidad y la responsabilidad