Tu día a día
Buscar algo de hace varios años
Cuando no recuerdas el nombre, ni la fecha, ni quién lo subió.
Lo de hace tres años se busca distinto que lo de la semana pasada. No recordáis el nombre, la fecha es aproximada y quien lo subió puede que ya no esté. Lo que sí recordáis casi siempre es algo que decía dentro.
Por dónde empezar, en orden
- 1
Un identificador que no cambia
Un NIF, una matrícula, un número de póliza o de expediente. Es lo que más rápido encuentra.
- 2
El nombre de la otra parte
La empresa o la persona con la que fue. Se recuerda mejor que cualquier otra cosa.
- 3
El asunto al que pertenecía
La obra, el cliente, el proyecto. Y desde ahí, dentro.
- 4
Y solo al final, la fecha
Como filtro para acotar, no como punto de partida.
Importante
Buscar por fecha primero es el error más común y el que más tiempo consume. La fecha que recordáis suele estar desplazada varios meses, y filtrar por ella descarta justo lo que buscáis sin que os enteréis.
Si no aparece
| Posible causa | Cómo se descarta |
|---|---|
| Estáis en otra organización | Mirarlo arriba: es la causa más tonta y frecuente |
| No tenéis permiso para verlo | Preguntar a quien administre |
| Era un escaneo sin leer | Buscar por el nombre del archivo o por el asunto |
| Nunca estuvo aquí | Puede estar en el correo de alguien de entonces |
Ojo con esto
La tercera fila es la que más despista. Un documento escaneado que se subió sin lectura no es buscable por su contenido: existe, pero no responde a lo que buscáis dentro de él.
Para que no vuelva a pasar
Ten en cuenta
Si acabáis encontrándolo tras veinte minutos, dedicad dos más a dejarlo localizable: es la única forma de que la próxima vez no cueste otros veinte.
›¿Se puede buscar por un dato extraído?
Sí, y es lo más preciso: importes, fechas de caducidad, identificadores.
›¿Y si lo subió alguien que ya no está?
Su histórico sigue; lo que se fue es la persona, no lo que hizo.
›¿Puedo buscar en documentos escaneados antiguos?
Si se leyeron al subirlos, sí. Si no, se pueden volver a procesar.
Un caso real
La situación
Alguien busca un contrato de hace cuatro años filtrando por fecha y no lo encuentra.
Qué haces
- Busca por el NIF de la otra parte
Qué consigues
Aparece en segundos, con fecha real cinco meses distinta de la que recordaba.
La situación
Un cliente pregunta por un envío de hace cuatro años y el archivo está en tres sitios.
Qué haces
- Busca por un dato del contenido y no por la fecha
- Consulta el expediente completo con su histórico
Qué consigues
Se contesta con lo que había entonces en lugar de con lo que se recuerda.
La situación
Los escaneos antiguos no aparecen en las búsquedas.
Qué haces
- Comprueba si se procesaron al subirlos
Qué consigues
El histórico pasa a ser buscable.
La situación
Se busca por el nombre del proveedor de entonces, que ha cambiado.
Qué haces
- Busca por el contenido del documento
Qué consigues
El cambio de nombre deja de esconder el archivo.
La situación
El documento se migró y perdió su contexto.
Qué haces
- Comprueba a qué expediente quedó asociado
Qué consigues
Se llega desde donde se pregunta.
La situación
Nadie sabe si el documento se conservó tanto tiempo.
Qué haces
- Consulta la política de conservación aplicada
Qué consigues
Se sabe qué se puede esperar encontrar.
Este artículo responde a
- buscar un documento antiguo
- no recuerdo el nombre del archivo
- encontrar algo de hace tres años
- buscar sin saber la fecha