Tu día a día
Entrar solo una vez por semana
No todo el mundo vive aquí dentro. Quien entra los viernes necesita ver otra cosa que quien entra cada mañana.
Hay gente que trabaja aquí dentro todos los días y gente que entra el viernes por la tarde a ver cómo va todo: dirección, alguien de otra área, el que lleva calidad además de otras tres cosas. La bandeja está pensada para los primeros, y por eso los segundos la abren, ven cuarenta cosas y la cierran.
Qué necesita ver cada uno
| Perfil | Lo que le sirve | Lo que le sobra |
|---|---|---|
| Entra cada día | Lo que ha cambiado desde ayer | Los totales, que ya conoce |
| Entra una vez por semana | Lo que se ha atascado y lo que vence | El detalle de lo que va bien |
| Entra una vez al mes | Tres números y las excepciones | Casi todo lo demás |
| Solo cuando pasa algo | Un enlace directo a eso | La bandeja entera |
Importante
Lo que hace que alguien deje de entrar no es la falta de tiempo: **es abrir la bandeja y no saber por dónde empezar**. Cuarenta líneas sin jerarquía se leen igual que cero, y a la tercera semana esa persona pregunta las cosas por teléfono — que es exactamente lo que se quería evitar. Para quien entra poco, el orden importa más que el contenido: primero lo que se ha parado, después lo que vence, y lo que va bien puede no aparecer.
Lo que conviene montar para quien entra poco
- 1
Una vista guardada con lo parado y lo que vence
Que sea lo primero que ve al entrar, no algo que tenga que buscar.
- 2
Un resumen que le llegue por correo
Muchos no van a entrar; que la información vaya a ellos.
- 3
Y enlaces directos en los avisos
Que un aviso lleve al sitio exacto, no a la portada.
Ojo con esto
Cuidado con la reacción natural de dar más avisos a quien entra poco: **si alguien no entra, tampoco va a leer veinte correos**. Lo que funciona con esos perfiles es exactamente lo contrario — un solo mensaje a la semana, con tres cosas, y que si no hay nada raro no llegue nada. Un resumen que llega siempre, incluso cuando todo va bien, deja de leerse igual que la bandeja que se cerró.
Cuando el que entra poco es quien decide
Ten en cuenta
Si alguien entra tan poco que necesita que le expliquen la pantalla cada vez, quizá no necesita entrar: necesita que le llegue lo suyo. Es una decisión de diseño, no de formación.
›¿Le doy permisos de más para que no se pierda?
No: se pierde por lo que ve, no por lo que no puede ver.
›¿Y si entra después de un mes fuera?
Empezad por lo vencido y lo parado; el resto se puede saltar.
›¿Merece la pena una vista por persona?
Por perfil, no por persona: tres vistas cubren a todo el mundo.
Un caso real
La situación
Un responsable entra los viernes, ve cuarenta líneas sin orden y deja de entrar.
Qué haces
- Le deja una vista con lo parado y lo que vence, y un resumen semanal por correo
Qué consigues
Vuelve a mirarlo cada semana y deja de preguntar por teléfono lo que ya estaba en pantalla.
La situación
Alguien que entra una vez por semana se encuentra ochenta cambios y no sabe por dónde empezar.
Qué haces
- Activa el resumen semanal en lugar del diario
- Empieza por lo que espera acción propia
- Deja lo informativo para el final o para nunca
Qué consigues
La visita semanal cunde en veinte minutos en lugar de en una mañana.
La situación
Se pierde un vencimiento por entrar solo los lunes.
Qué haces
- Configura el aviso con antelación suficiente
Qué consigues
El aviso llega aunque no se entre a diario.
La situación
Los avisos se acumulan sin leer entre visita y visita.
Qué haces
- Agrupa lo informativo en un resumen
Qué consigues
Lo que exige acción destaca.
La situación
Un proveedor espera respuesta seis días.
Qué haces
- Reparte con alguien que entre a diario lo urgente
Qué consigues
El de fuera no espera una semana.
La situación
Se entra una vez por semana y se revisa todo.
Qué haces
- Usa una vista guardada de lo que importa
Qué consigues
La visita empieza por donde toca.
Este artículo responde a
- entro poco y me pierdo
- cómo ponerse al día después de una semana
- demasiadas notificaciones acumuladas
- usuarios que entran de vez en cuando