Tu día a día
Cuando te responden por WhatsApp en vez de por el enlace
Pasa constantemente, y tirar el documento a un chat tiene un coste.
Le mandas un enlace y te contesta con una foto por WhatsApp. O te responde al correo con el PDF adjunto. Pasa constantemente y no es mala voluntad: es que hizo lo que le resultaba más fácil.
Lo que se pierde si se queda ahí
| Se pierde | Y eso significa |
|---|---|
| La fecha de entrega real | No consta cuándo llegó, solo cuándo lo subiste tú |
| Quién lo entregó | Consta que lo subiste tú, no él |
| El expediente sigue incompleto | Nadie más ve que ya está resuelto |
| El documento vive en un móvil | Y en el de quien lo mandó, sin control |
Importante
El primero es el que importa de verdad. Si más adelante hay que demostrar que ese proveedor entregó a tiempo, un documento subido por vosotros dos semanas después no lo demuestra — demuestra que vosotros lo subisteis dos semanas después.
Qué hacer, según el caso
- 1
Si es puntual, súbelo tú y anota de dónde vino
Es peor que el circuito normal, pero mejor que dejarlo en el chat.
- 2
Si pasa siempre con esa persona, cambia su canal
Si su forma natural es WhatsApp, mándale la petición por WhatsApp: el enlace funciona igual.
- 3
Si pasa con muchos, mira tu petición
Cuando la mayoría responde por otro lado, el problema no son ellos: es que el enlace no se entiende o no se ve.
Ojo con esto
Cuidado con lo que llega por chat sin comprobar. Un documento que llega por WhatsApp de un número que no tenéis guardado merece la misma desconfianza que un correo inesperado, y más si viene con prisa.
Ten en cuenta
Que el enlace funcione desde WhatsApp es justamente lo que resuelve esto: no hay que elegir entre el canal cómodo para ellos y el circuito que deja constancia.
›¿Puedo reenviar yo el documento al expediente?
Sí, y conviene anotar que llegó por otro canal y cuándo.
›¿Se puede pedir por WhatsApp con enlace?
Sí, es el mismo enlace por otro canal.
›¿Y si insiste en mandarlo por correo?
Súbelo tú, pero revisa si tu petición se entiende: suele ser eso.
Un caso real
La situación
Un proveedor manda siempre los certificados por WhatsApp y alguien los sube a mano días después.
Qué haces
- Le cambian el canal de la petición a WhatsApp
Qué consigues
Entrega por el enlace desde el móvil, y la fecha de entrega vuelve a ser la suya y no la de quien lo subía.
La situación
Un proveedor manda la foto del certificado por mensajería y el expediente sigue vacío.
Qué haces
- Sube la foto al expediente al recibirla
- Contesta con el enlace para la próxima vez
Qué consigues
La entrega queda registrada y el proveedor aprende el camino sin discusiones.
La situación
La foto se queda en el móvil de quien la recibió.
Qué haces
- Súbela en el momento desde el propio móvil
Qué consigues
El registro no depende de un teléfono.
La situación
Llega por mensajería y nadie sabe si es el documento pedido.
Qué haces
- Comprueba antes de darlo por entregado
Qué consigues
El expediente refleja lo que de verdad hay.
La situación
El proveedor manda siempre por ahí porque es lo que usa.
Qué haces
- Mándale el enlace por ese mismo canal
Qué consigues
Usa el canal que ya usa, con el registro que hace falta.
La situación
Se acepta por mensajería y nadie deja constancia.
Qué haces
- Registra por qué vía llegó
Qué consigues
El histórico refleja lo que pasó.
Este artículo responde a
- el proveedor me manda los documentos por whatsapp
- me responden al correo en vez de usar el enlace
- documentos que llegan por otro canal
- subir yo lo que me mandan por chat